Qualiview Outcome Manager

Voor het inloggen in Qualiview Outcome Manager ga je in je internetbrowser naar https://portaal.qualiview.nl.
Log vervolgens in met je gebruikersnaam (e-mailadres) en je wachtwoord. We adviseren om een veilige internetbrowser als Chrome, Firefox of Safari te gebruiken. Gebruik geen Internet Explorer die wordt sinds 2019 niet meer onderhouden door Microsoft.

Voorheen was het mogelijk om vanuit je EPD door te klikken naar het ROM-portaal. Vanwege veiligheidsredenen wordt in het nieuwe ROM-portaal, Qualiview Outcome Manager, gevraagd om in te loggen. Dit betekent dat je vanuit je EPD kunt doorklikken naar het ROM-portaal, waar je eerst moet inloggen om er gebruik van te kunnen maken. 

Klik op ‘Cliënten’ in hoofdnavigatie aan de linkerkant van de pagina. Rechtsbovenin verschijnt het icoon ‘+ Cliënt’. Vul vervolgens de verplichte velden in en klik op ‘+ Toevoegen’. Je cliënt is nu toegevoegd. Werk je met een koppeling, dan wordt een nieuwe cliënt automatisch aangemaakt zodra je op de 'romknop' in je EPD klikt.

Als je een cliënt niet kunt vinden in je cliëntoverzicht zijn er twee mogelijke oplossingen. Of je cliënt staat bij de medewerker ‘Imported clients Reflectum’, of je cliënt is bij een andere medewerker toegevoegd.

Imported cliënts
Dit is een groep waar alle cliënten staan welke we niet hebben kunnen matchen aan een actieve medewerker van de organisatie (zie ook de vraag "Ik heb een medewerker 'Imported Clients'. Wat betekent dit?". 

Zorg dat je in dezelfde autorisatiegroep zit als de medewerker ‘Imported Clients’.

Dit doe je als volgt:

1. Ga in de hoofdnavigatie naar ‘Autoristatiegroepen’
2. Klik op de autorisatiegroep ‘Imported No Employee’
3. Zoek in het overzicht van ‘Medewerker’ je eigen naam. Klik vervolgens op ‘Add’.
4. Je hebt nu toegang samen met medewerker ‘Imported Cliënts’ tot alle cliënten in deze autoristatiegroep.
5. Ga nu in de hoofdnavigatie naar ‘Cliënten’.
6. In de laatste kolom van je cliënten overzicht kun je klikken op het pijltje naar beneden om de opties te weergeven.
7. Klik op ‘Cliënt overdragen’ (Lees ook 1.5 in de handleiding)
8. Selecteer je eigen naam en klik op ‘Overdragen’
9. Herhaal dit als dit bij meerdere cliënten van toepassing is. Indien gewenst, kun je vervolgens jezelf weer verwijderen uit de Autorisatiegroep.

Andere medewerker
Als je cliënt bij een andere medewerker te vinden is kun je hem/haar vragen deze cliënt aan jou over te dragen. Klik in de hoofdnavigatie op 'Cliënten'. In dit totaal overzicht van alle cliënten klik je in de laatste kolom het op het driehoekje. Kies voor de optie 'Cliënt overdragen'. Selecteer vervolgens de juiste collega. Kijk voor meer informatie naar hoofdstuk 1.5 van de handleiding.

Waarom is dit zo?
In QuestManager, de applicatie die je hiervoor gebruikte, is vaak geen rechtstreekse relatie tussen cliënt en behandelaar. Bij verreweg de meeste praktijken konden alle behandelaars bij de dossiers van alle cliënten van de praktijk. Dit past niet meer bij deze tijd. Bij de ontwikkeling van Qualiview Outcome Manager hebben wij daarom als uitgangspunt dat enkel de behandelaar van de cliënt toegang heeft tot het dossier, tenzij er autorisatiegroepen zijn ingesteld. Dit betekent dat wij met de datamigratie op een aantal manieren de link hebben gelegd tussen behandelaar en cliënt. Voor sommige cliënten was het echter niet mogelijk om een link te leggen, en andere cliënten hadden misschien een link met meer dan één medewerker.

De medewerker ‘Imported Clients’ is gemaakt om cliënten waar wij de juiste behandelaar niet van weten aan te koppelen. Als alle cliënten uiteindelijk in Outcome Manager bij de juiste medewerker staan kun je deze medewerker verwijderen. Je kunt een cliënt overdragen naar een andere medewerker. Hoe je dit doet lees je in 1.5 van de handleiding.

In QuestManager, de applicatie die je hiervoor gebruikte, is vaak geen rechtstreekse relatie tussen cliënt en behandelaar. Bij verreweg de meeste praktijken konden alle behandelaars bij de dossiers van alle cliënten van de praktijk. Dit past niet meer bij deze tijd. Bij de ontwikkeling van Qualiview Outcome Manager hebben wij daarom als uitgangspunt dat enkel de behandelaar van de cliënt toegang heeft tot het dossier, tenzij er autorisatiegroepen zijn ingesteld. Dit betekent dat wij met de datamigratie op een aantal manieren de link hebben gelegd tussen behandelaar en cliënt. Voor sommige cliënten was het echter niet mogelijk om een link te leggen, en andere cliënten hadden misschien een link met meer dan één medewerker.

Om een vragenlijst naar één van je cliënten te sturen ga je eerst naar het overzicht van je cliënten.

Klik vervolgens op de cliënt die je wilt uitnodigen. Kies daarna voor het tabblad ‘Metingen’. Klik op ‘Toevoegen’ en vul de velden in om de meting klaar te zetten:

• Vragenlijst/route: klik in het veld om de opties te zien of begin met het typen van de eerste letters van de vragenlijst. Klik op de vragenlijst die je wilt versturen;
• Classificatie: klik in het veld en kies de classificatie van de meting;
• Uitnodigen: kies of je de cliënt of een relatie wilt uitnodigen (de uitnodiging wordt dan via e-mail verstuurd naar de cliënt/relatie) óf dat je géén uitnodiging wilt versturen maar de lijst in de portal wil laten invullen;
• Datum: kies wanneer je wilt dat de meting ingaat; bij ‘Nu starten’ wordt de uitnodiging vandaag verzonden, of de meting vandaag klaargezet. Bij ‘Start op’ kies je de datum waarop de uitnodiging verstuurd moet worden of de meting in moet gaan;
• Herinneringsdatum: kies op welke datum een eventuele herinnering moet worden verzonden als de vragenlijst op dat moment nog niet is ingevuld;
• Dagen beschikbaar: kies hoeveel dagen de vragenlijst geldig moet zijn. Als dit aantal dagen is verstreken kan de vragenlijst niet meer ingevuld worden.
• Kies voor ‘Begin’ om de meting klaar te zetten. In het tabblad 'Geschiedenis' kun je de status inzien (gemaakt/uitnodiging verzonden).

Er zijn verschillende manieren om te zien of een vragenlijst is ingevuld.

• In het cliëntenoverzicht verschijnt een melding onder ‘nieuwe resultaten’;
• Bij de cliënt, onder het tabblad ‘Geschiedenis’ kun je alles zien wat er rond een cliënt is gebeurd, dus ook als er een vragenlijst is ingevuld;
• Je kunt instellen dat je een e-mail ontvangt als er een nieuwe vragenlijst is ingevuld. Hoe je dit kunt doen lees je in de handleiding.

Het kan natuurlijk voorkomen dat een cliënt de vragenlijst niet heeft ingevuld binnen de geldigheidsduur die je bij het klaarzetten hebt ingesteld. In dat geval kun je, als dat gewenst is, een nieuwe vragenlijst inplannen.

Om een ingevulde vragenlijst van één van je cliënten te bekijken ga je eerst naar het overzicht van je cliënten. Klik op de juiste cliënt en kies daarna voor het tabblad ‘Resultaten’. Daar vind je het overzicht van alle ingevulde vragenlijsten van deze cliënt. Achter de resultaten die je nog niet eerder hebt bekeken staat een uitroepteken onder de kolom ‘nieuw’.

Klik op het oogje om de resultaten te bekijken. Vervolgens kun je kiezen voor verschillende tabbladen, zoals Samenvatting, Alle grafieken, Voortgang en Antwoorden.

Subschalen, labels, normen en cutoff scores van vragenlijsten zijn beschikbaar wanneer hier onderzoek naar is gedaan. Selecteer de normgroepen in het tabblad 'Voortgang' om hier inzicht in te krijgen. Daarna kun je op de verschillende subschalen in het tabel klikken om per subschaal de voortgang te bekijken.

De antwoorden en de subschaalscores kunnen geëxporteerd worden naar een PDF bestand. Ook de grafieken kunnen afzonderlijk geëxporteerd worden naar een PDF bestand. 

Het versturen van een vragenlijst naar een relatie van een cliënt gaat op dezelfde wijze als naar een cliënt. In dit geval moet je wel eerst de relatie aanmaken als deze nog niet bestaat.

Ga in het cliëntoverzicht naar het tabblad ‘Relaties’. Aan de rechterkant zie je hier de bestaande relaties, aan de linkerkant kun je nieuwe relaties toevoegen. Nadat je de nieuwe relatie hebt toegevoegd volg je de stappen van ‘Hoe stuur ik een vragenlijst naar mijn cliënt’ en kies je bij het uitnodigen voor ‘Relatie’.

Wanneer je gebruik maakt van een koppeling tussen Qualiview Outcome Manager en je EPD, dan moeten de gegevens van je cliënt in je EPD gewijzigd worden. Als je daarna op de ROM-knop klikt, worden deze gegevens automatisch overschreven in Qualiview Outcome Manager. Maak je geen gebruik van een koppeling? Ga dan in Qualiview Outcome Manager naar het tabblad Details Cliënt en pas daar de gegevens van je cliënt aan.

Je kunt in het tabblad geschiedenis zien of en wanneer er een vragenlijst naar de cliënt is verzonden. Lijkt de e-mail niet te zijn aangekomen? Dan zou je samen met de cliënt het volgende na kunnen gaan:

• Is het e-mailadres correct?
• Is de e-mail misschien terechtgekomen in spam of ongewenste mail?
• Weet de ontvanger om wat voor e-mail het gaat? Heeft hij de uitnodiging over het hoofd gezien of per ongeluk verwijderd?

Als de cliënt toch de e-mail uitnodiging niet kan vinden en wel de vragenlijst in wil vullen, zet dan een nieuwe vragenlijst klaar.

SQ48 heeft twee normgroepen, namelijk normalen en patiënten. Deze zijn te selecteren als normgroep in het tabblad ‘Voortgang’ bij resultaten van de SQ 48. Voor beide groepen zijn gemiddelden en cutoff scores bekend.

Voor de normgroep ‘Normalen’ zijn bij de cutoff scores kleuren in de grafiek toegevoegd onder en boven de lijn, in navolging van de documentatie. (pagina 255)
Voor de normgroep ‘Patiënten’ zijn bij de cutoff scores, kleuren toegekend waarbij de ruimte in de grafiek hoger of lager dan de cutoff score respectievelijk rood of groen gekleurd is.

Let op! Bij een aantal subschalen van ‘Patiënten’ zijn de cutoff score voor patiënten ‘0’. Om verwarring te voorkomen zij daar géén kleuren in de grafiek toegevoegd.

Voor de subschaal ‘Werk/Studie’ zijn helaas voor beide normgroepen geen referentiewaarden beschikbaar.

Voor meer informatie over het gebruik van de verschillende cutoff waardes bij de patiënt- en referentiegroep verwijzen we u naar pagina 239 ‘klinisch gebruik van de referentiewaarden’ en 241 ‘Beslissing betreffende eventuele doorverwijzing vanuit de huisarts naar de GGZ’.

Documentatie:

Download hier de volledige documentatie van de SQ48 (zie pagina 255)

Vertaling naar het Nederlands van de SQ48 (zie pagina 239 en 241)